Microsoft 365 – Was ist es und was kann es bieten?

Microsoft 365 Applikatonsübersicht

Microsoft 365 (ehemals Office 365) sind die Online-Services von Microsoft und bittet mehr als nur das bekannte Office-Paket und einen Mail-Dienst (Exchange). Im Laufe der Jahre sind hier jede Menge an neuen Tools und Services dazugekommen. In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, was Microsoft 365 eigentlich alles so kann und welche Apps und Dienste es mitbringt. Ohne dass man Server oder Speicherplatz im Unternehmen bereitstellen muss. 

Mit Microsoft 365 kann man automatisieren, digitalisieren und verwalten. Es ist eigentlich für jeden Zweck etwas dabei. In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, was für ein mächtiges Tool Sie eigentlich schon besitzen und Sie rasch einsetzen können. Um den Umfang des Beitrag nicht zu sprengen, haben wir hier nur ein paar der wichtigsten & gängigsten herausgesucht, die wir in der Folge kurz vorstellen werden, so dass Sie noch mehr aus den bestehenden Tools herausholen können. Es wird kein Tutorial sein sondern nur einen Überblick geben, was kann Microsoft 365 und was kann es nicht. Die Standard-Apps wie Outlook, PowerPoint, Word, Excel und Co werden wir hier nicht betrachten sondern es geht um die vielen anderen Dienste, die da sind aber häufig wenig eingesetzt werden. Aber da steckt so viel Potential dahinter, Sie können automatisieren, Apps erstellen und alles mögliche mit Office 365 machen. 

Microsoft 365 Startbildschirm

OneDrive - persönlicher Cloudspeicher

OneDrive ist vielen vermutlich noch bekannt. Es ist ein Speicherplatz, der für den Anwender reserviert ist. Das bedeutet, dass nur du darauf Zugriff hast und sonst keiner aber es besteht die Möglichkeit Ordner & Dateien mit anderen zu teilen. Dazu kannst du entsprechende Verzeichnisse oder Dateien Freigeben, so dass Kollegen, Freunde oder Partner darauf zugreifen können. Im Gegensatz zu anderen Cloudspeicher-Anbieter, wie z.B. Dropbox, wird es nicht zum Speicherplatz des eingeladenen hinzugezählt. Die Freigabe kann unterschiedlich konfiguriert werden. Hier kann definiert werden, ob eine Anmeldung notwendig ist oder jeder mit dem Link Zugriff auf die Dateien/Verzeichnisse hat. In weiterer Folge kann auch definiert werden, welche Rechte man vergibt, z.B. nur lesen oder auch bearbeiten.

OneNote - Digitales Notizbuch

Unserer Meinung nach ein wichtiges Tool, das häufig vergessen wird. Sie kennen es sicher, beim Meeting wird Papier und Stift ausgepackt und es wird mitgeschrieben. Es ist auch eine Möglichkeit. Aber warum sollte man OneNote nutzen? Man hat auf das Notizbuch von überall mit den unterschiedlichsten Geräten zugriff und kann auch einfach Bilder oder Fotos hinzufügen. Zusätzlich kann man im Gegensatz von Papier im Notizbuch einfach nach etwas suchen. Persönlich geht es mir, wenn ich mir etwas notiere, weiß ich nicht wo ich es notiert habe und wenn ich es gerade benötige habe ich das Papier mit den Notizen zur Verfügung. Die Suche selbst durchsucht sogar eingefügte Bilder und Grafiken, da es eine Texterkennung eingebaut hat.

Das tolle an diesem Tool es ist auch gut in Outlook integriert, so dass sich einfach Besprechungsnotizen aus einem Termineintrag erstellen lässt. 

SharePoint - intelligentes Intranet

Wie die Beschreibung auf der Microsoft Homepage schon sagt „Ihr mobiles, intelligentes Intranet“. Es lässt sich einfach ein Intranet aufbauen, das bedeutet Sie können dort Dokumente verwalten. Events, Meetings und so weiter können dort geplant werden. Es kann an Dokumenten zusammengearbeitet werden, es können Freigaben gemacht werden, die man dort auch steuern kann. Es kann hier auch eine Team-Webseite erstellt werden und vieles mehr. Das bedeutet, das komplette Intranet wäre über SharePoint realisierbar. SharePoint wird auch an anderen Stellen verwendet, z.B. wenn wir später zu Microsoft Teams kommen.

Microsoft Teams- Zusammenarbeiten, Chatten & mehr

Microsoft Teams ist nicht nur eine Meetingsoftware sondern mittlerweile viel umfangreicher und größer. Es kann nicht nur Meetings bzw. Videokonferenzen sondern man kann hier im Prinzip schon fast alles erledigen, an Dokumenten zusammenarbeiten, Chatten, Meetings abhalten u.v.m.. Es ist das Ziel das wir in Zukunft mehr oder weniger nur noch in Teams arbeiten. Teams wird die zentrale Plattform sein, von dort aus wird man alles erledigen können. 

Microsoft Bookings - Planung und verwalten von Onlineterminen

Die Terminverwaltung ist ja generell eine lästige Angelegenheit, vor allem wenn man nicht durch eine(n) Assistent(in/en) unterstützt wird. Die Terminverwaltung kostet immer Zeit und ist nervig, man muss nachtelefonieren und es geht bald mal 15 Minuten oder mehr darauf. Mit Microsoft Bookings kann man die komplette Terminverwaltung abwickeln. Es können die Leute selbst Termine buchen, stornieren und Änderungen vornehmen. Ein großer Vorteil, es werden alle Beteiligten benachrichtigt, dass ein Termin stattfindet. Man kann Benachrichtigungsmails verschicken, inzwischen ist es auch möglich, dass im Anschluss eines Termines auch automatisch eine Feedback Mail rausgeschickt wird. Sie können einfach einen Link zu Ihrem Buchungskalender schicken und der Partner kann sich einfach einen für ihn passenden Termin aussuchen. Es kann jede Art von Besprechung, Seminare, Workshops, Service- oder Beratungstermine u.v.m. lässt sich über Bookings realisieren.

Power Automate - Automatiserung von Prozessen

Ein geniales Tool ist Power Automate zur Automatisierung von allem was im Unternehmen anliegt. Alles was irgendwo in der Cloud unterwegs ist, kann hier automatisch verarbeitet werden. Wenn man mit Power Automate alles fertig konfiguriert wird, braucht man vor dem Bildschirm nur noch kompetent wirken, da alles andere durch die Software passiert. Die Möglichkeiten mit Power Automate sind so extrem vielseitig, es empfiehlt sich dazu Tutorials anzuschauen, um hier ein Gefühl zu bekommen, was alles möglich ist. 

Für viele Prozesse gibt es schon Vorlagen, aber man kann auch sehr viel selbst erstellen.

Microsoft Planner - Teamarbeit einfach organisieren

Microsoft Planner ist ein Tool, um Aufgaben innerhalb eines Teams intuitive und visuell zu verwalten. In diesem Tool lassen sich Projekte in bestimmten Boards organisieren und verwalten. Es lassen sich Teammitglieder zuweisen und man kann Aufgaben innerhalb eines Boards hin und her verschieben.

Microsoft ToDo - Aufgabenliste

Microsoft ToDo ist eine App, die recht genial ist, weil dieser Dienst sehr stark in Outlook, Planner & sonstige Microsoft Tools integriert ist. Es synchronisiert sich mit Outlook und Planner und fasst alle Aufgaben, die einem zugewiesen sind an einer Stelle zusammen. 

Microsoft Forms - Daten sammeln

Es ist ein einfaches Tool, um Formulare für Umfragen zu erstellen. Damit können auch Anmeldeformular erstellt werden. Es kann einfach in die Webseite eingebaut werden. Es lässt sich inzwischen auch aus Excel heraus ein Forms-Formular erstellen. Inzwischen wird es auch häufig in Microsoft Teams verwendet, um in einem Kanal oder Unterhaltung Umfragen zu generieren. Die Umfragen können einfach aus einer E-Mail heraus verschickt werden.

Microsoft Forms ist ein mächtiges Tool um Formulare zu erstellen, um Informationen zu sammeln.

Microsoft Lists

Es lassen sich mit Microsoft Lists Listen für jegliche Zwecke erstellen. Es eignet sich um Informationen zu verfolgen, Aufgaben zu organisieren und Listen individuell anpassen. Man kann Listen mit Auswahlfelder, Zuständigkeiten, Formatierungen u.v.m. erstellen. Im Prinzip eigentlich alles was Sie häufig in Excel machen, nur in Excel ist es einfach eine Tabelle, in die jeder rein kann und rumpfuschen kann und unterschiedlichste Daten eingeben kann. In Lists hat man viel mehr Kontrolle über das ganze. Es kann nicht so schnell kaputt gehen, wie eine Excel-Tabelle.

Power Apps - Apps für Ihr Unternehmen

Mit Power Apps lassen sich tatsächlich Apps für Ihr Unternehmen erstellen. Aus einer Excel-Liste, SharePoint Listen oder auch Microsoft Lists oder Datenbank, aus welcher Datenquelle auch immer, lassen sich mit wenigen Klicks eine App erstellen, die man bestimmten Teammitgliedern in der Power App-App zur Verfügung stellen. Das heißt, die müssen nicht eine Excel-Tabelle oder SharePoint Liste öffnen  und heraussuchen und dort die Informationen eintragen sondern auf dem Smartphone. Sie öffnen die App, geben die Information, so wie Sie es gerne hätten ein und klicken auf speichern. Die Informationen werden einfach und schnell zurück gespeichert.

Fazit

Das sind schon viele nützliche Tools, die in der Microsoft 365 Lizenz enthalten sind. Die Sie schon jetzt haben und ohne Zusatzkosten nutzen können. Und weiter Kosten haben Sie schon eine ganze Reihe von Software, die zur Verfügung, die alles kann. Sie müssen diese nur auch nutzen. 

Natürlich ist die Aufzählung nicht vollständig, da Microsoft laufend neue Tools hinzufügt bzw. auch unterschiedliche Lizenzen gibt, die weitere Tools enthalten können. In diesem Beitrag haben wir nur mal die gängigsten Tools zusammengefasst, damit Sie einen Überblick über Ihre Möglichkeiten bekommen. Unser Tipp probieren Sie die Tools mal aus und experimentieren Sie ein wenig herum.

Sollten Sie Interesse daran haben mehr aus Ihren Microsoft 365 Abo herauszuholen, nutzen Sie unseren Microsoft 365 – Booster Workshop. Buchen Sie gleich einen Termin für ein unverbindliches Vorgespäch.