Microsoft Teams: Die wichtigsten Fragen

Microsoft Teams mischt den Markt der Kollaborations-Tools ordentlich auf und nicht zuletzt der Entwicklung des letzten Jahres macht es dem allseits beliebten Slack Konkurrenz. MS Teams das was wir uns vor einigen Jahren noch von SharePoint gewünscht haben. Eine Oberfläche für ein Tool, dass wir einfach für eine bestimmte Gruppe individuell anpassen und zusammenstellen können.

Wir können davon ausgehen, dass sich Teams auch in Zukunft stark weiterentwickeln wird. Skype for Business wurde bereits durch Teams abgelöst und wird mit Sicherheit auch Outlook zum Teil verdrängen.

Wie alle wissen, die tägliche Flut an E-Mails lähmt uns bei der Arbeit, gerade wenn man in Teams agiert oder auch mit externen Partnern zu tun hat. Die Lösung dafür sollen Collaborations-Tools sein. Gerade um eines davon herrscht seit ein paar Jahren ein Hype, weil es einen raketenhaften Aufstieg hinlegt – es ist natürlich Slack.

Microsoft hat als Alternative dazu Teams entwickelt, das inzwischen außerordentlich erfolgreich ist!

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Allgemeine Fragen zu Microsoft Teams

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Allgemeine Fragen zu Microsoft Teams

Was ist Microsoft Teams?

Bei Microsoft Teams handelt es sich laut Microsoft um einen „chat based workspace“ oder wie es auf der deutschen Seite heißt: „Der zentrale Ort für Teamarbeit in Microsoft 365“.

Mit dieser Beschreibung ist grob umrissen, worauf sich das Online-Tool fokussiert: auf die Zusammenarbeit im Team – mit internen Teammitgliedern sowie externen Gästen. Teams bietet Chat, Videobesprechungen, gemeinsames Teilen und Bearbeiten von Dokumenten sowie die Integration von über 250 Microsoft-Anwendungen und Lösungen von Drittanbietern.

Sie können die App sowohl auf dem Desktop und Handy als auch im Browser nutzen.

Was kostet Microsoft Teams?

Auch wenn es bei den meisten Microsoft 365 Paketen schon automatisch dabei ist, ist es kostenlos. Ein kostenfreier Account kann auf der Homepage von Microsoft Teams eingerichtet werden.

Um das Tool nutzen zu können, benötigen Sie nur ein Microsoft-Konto.

Kann man Microsoft Teams ohne Microsoft 365 nutzen?

Standardmäßig wird Teams meistens als Teil der Microsoft 365 Lizenz genutzt. Es ist aber nicht die einzige Möglichkeit Microsoft Teams zu nutzen.

Sie können sich auch ganz einfach mit einer privaten Mailadresse ein Microsoftkonto anlegen und sich registrieren.

Welche Alternativen gibt es zu -Microsoft Teams?

Die Antwort lautet einige. Angefangen bei dem anfangs schon erwähnten und gehypten Slack oder auch Workplace by Facebook: Mittlerweile gibt es aber schon zahlreiche Tools, mit denen man chatten und Dateien austauschen kann. Jedes Tool besitzt seine ganz eigenen Vor- und Nachteile, je nach Anforderungen und Geschmack.

Kann man externe Apps und Tools einbinden?

Ja, wie bei Slack lassen sich auch bei Microsoft Teams fremde Dienste („Apps“) nutzen bzw. einbinden. Zu den mehr als 250 integrierten Anwendungen und Diensten für Teams gehören beispielsweise Trello, Github und RSS-Feeds.

Die Möglichkeit Apps zu integrieren nutzen nur die wenigsten MS-Teams-User, dabei eröffnet es ganz neue Möglichkeiten. Sie können so Funktionen nutzen, die sonst nicht direkt verfügbar sind. Dabei können Sie Apps direkt von Microsoft oder auch von Drittanbietern einbinden. Dazu klicken Sie auf der linken Sidebar auf „Apps“ oder die drei Punkte. Anschließend wählen Sie die gewünschte App aus.

Die Liste der möglichen Apps ist lange, deshalb hier eine kleine Übersicht hilfreicher Apps:

  • OneNote
  • PowerPoint
  • Dokumentenbibliothek
  • Polly und Forms für Umfragen in Kanälen
  • Karma: Lob an Mitarbeiter verteilen, um das Teambuilding zu stärken
  • Planner, Trello oder Asana: Projektmanagement-Tools

Was passiert den, wenn…

Was tun, wenn eine App wieder gelöscht werden soll?

Sie haben eine App installiert, die sich als nicht nützlich für Sie erweist oder einfach nicht Ihren Erwartungen entspricht? Als Administrator können Sie die Apps ganz einfach nachträglich deaktivieren. Verwenden Sie diese App in der Registerkarte eines Teams, wird diese automatisch nach der Deaktivierung dort entfernt.

Können Teams zusammengeführt werden?

Derzeit ist es nicht möglich verschiedene Microsoft Teams zusammenzuführen. Sie können es leider nur auf manuellem Weg machen, das ist aber das ist leider sehr umständlich. Aufgaben im Planner oder Chat-Verläufe können aktuell nur mit Copy and Paste übernommen werden.

Was geschieht, wenn der Besitzer eines Teams entfernt wird?

Sie werden sich vielleicht Fragen, was ist wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt und deshalb ein Besitzer eines Teams entfernt wird? Es hat erstmal keinerlei Auswirkung auf die Funktionalität. Es bleiben alle bisherigen Daten an Ort und Stelle und auch alle bisherigen Benutzer. War es der einzige Besitzer eines Teams, so liegt die Kontrolle wieder bei dem globalen Administrator. Dieser kann und sollte auch wieder einen neuen Besitzer einrichten.

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Die richtige Implementierung von Microsoft Teams kann zu einem schweren Unterfangen werden, vor allem wenn es überhastet eingeführt wird. Mit einem Partner wie ICTE ist es nicht schwer!

Sie haben MS Teams noch nicht eingeführt? Oder die Integration musste aufgrund der Corona-Pandemie schnell gehen und ist deshalb nicht sauber vorgenommen, wie es auf lange Sicht nachhaltig ist? Bei uns erhalten Sie die umfangreiche Unterstützung. Implementieren Sie das Tool optimal in Ihrem Unternehmen.

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